In verschillende belangrijke sectoren, waaronder onroerend goed, gezondheidszorg, accountancy en bouw, vervangen digitale procedures de traditionele op papier gebaseerde wereld. Bij het kiezen van een eSignature-oplossing moet rekening worden gehouden met de tien onderstaande kwaliteiten.
voordelen van kenmerkende producten:
Werkt met Word, Excel, Outlook en andere inhoudsprogramma’s die u al gebruikt, evenals met pdf’s.
Het zou helpen als u de manier waarop u werkt niet zou veranderen om uw eSignature-oplossing te gebruiken. DocuSign kan worden gebruikt om Adobe PDF’s, Word-documenten, Excel-spreadsheets, Outlook-e-mails, SharePoint-documenten, InfoPath-documenten, AutoCAD-documenten en meer te ondertekenen.
Het maakt ondertekenen eenvoudig.
Kies een eSignature-systeem dat voor iedereen in uw organisatie eenvoudig te gebruiken is, en dat ook voor uw klanten. Het snelle en eenvoudige ondertekeningsproces van de eSignature-oplossing van DocuSign kost doorgaans slechts één of twee muisklikken. Het duurt niet meer dan tien seconden, dus ondertekenaars zullen minder snel protesteren of aarzelen. Bovendien moet uw eSignature-oplossing de functies bevatten die cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering van uw bedrijf, zoals batch-ondertekeningsprocedures, meertalige ondersteuning, aanpasbare handtekeningen, meerdere handtekeningen op één document en ondersteuning voor talloze soorten handtekeningen.
combineert met uw huidige content- en workflowbeheersoftware
Door een eSignature-oplossing toe te voegen, die de noodzaak wegneemt om papier in de workflow te brengen tijdens het ondertekenen, kunnen organisaties het rendement op hun automatiseringsinspanningen maximaliseren. SharePoint, OpenText, Oracle, Alfresco, Laserfiche, Nintex, K2 en andere content- en documentbeheer- en workflowautomatiseringsoplossingen zijn compatibel met DocuSign.
Onderhoudt uw privépapieren binnen uw IT-domein.
Uw documenten mogen nooit worden opgeslagen op externe, niet-vertrouwde servers en blijven altijd binnen uw IT-domein, dankzij een eSignature-oplossing. De DocuSign eSignature-oplossing helpt voorkomen dat documenten worden opgeslagen op onbetrouwbare servers en kwetsbaar zijn voor fraude en manipulatie.
geeft u een ultieme keuze over hoe het zal worden gebruikt
Een eSignature-oplossing moet passen bij de unieke procedures, technologie, gebruikersbeheer en authenticatiebehoeften van uw organisatie, en niet andersom. U kunt het beheren met de DocuSign eSignature-oplossing op een manier die het beste voldoet aan uw interne regels, governancenormen en standaardwerkprocedures. Bovendien kan het eenvoudig communiceren met de systemen voor gebruikersregistratie en gebruikersbeheer die u al hebt, evenals met de IT-, beveiligings- en screeningregels van uw organisatie.
houdt zich aan alle toepasselijke wet- en regelgeving die van toepassing is op uw organisatie
De technologie achter de eSignature-oplossing moet gebaseerd zijn op algemeen erkende normen en moet voldoen aan alle toepasselijke nationale en sectorale wetten voor uw bedrijf. De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), EU-verordening nr. 910/2014 en andere strenge regelgeving en wetten zijn slechts enkele voorbeelden van hoe de DocuSign eSignature-oplossing klanten helpt bij het nakomen van hun verplichtingen (eIDAS).
staat iedereen toe om de handtekening te controleren, zelfs als ze geen toegang hebben tot het systeem
Met een eenmalige “vingerafdruk” die exclusief is voor de ondertekenaar en het document, versleutelen conventionele op openbare sleutelinfrastructuur (PKI) gebaseerde eSignature-oplossingen documenten. Door de afzender te laten weten of een document is gewijzigd, kan de DocuSign PKI hem geruststellen dat de ondertekenaar een echte partij is. DocuSign maakt de digitale handtekening ongeldig zonder deze PKI om vervalsing te voorkomen. Deze technologie zorgt er ook voor dat de handtekening overdraagbaar is, zodat iedereen binnen of buiten uw organisatie breed toegankelijke software, zoals Adobe Reader of Microsoft Office, kan gebruiken om deze criteria te verifiëren: wie het document heeft ondertekend (identiteit van de ondertekenaar), waarom ze het hebben ondertekend (intentie van de ondertekenaar) en dat deze niet is gewijzigd sinds de ondertekening (integriteit van het document).
maakt digitale ondertekening via internet en mobiele apparaten mogelijk
Gebruikers moeten documenten op elk moment en op elk apparaat elektronisch kunnen ondertekenen, of dit nu op het werk is op een pc, thuis op een tablet of in het veld met een mobiel apparaat. Klanten, partners en medewerkers kunnen handtekeningen toevoegen aan hun documenten met behulp van de DocuSign eSignature-service zonder dat er extra software hoeft te worden geïnstalleerd.
biedt de keuze om het systeem zelf te hosten
Met de beste eSignature-oplossing kunt u een beheerd cloudgebaseerd systeem of een on-premises server gebruiken. De veilige, cloudgebaseerde DocuSign on-premises eSignature-oplossing biedt u de meeste flexibiliteit en controle die mogelijk is, terwijl u klein kunt beginnen en ondertekenaars kunt toevoegen.
biedt efficiënt kostenbeheer voor IT
Bij het kiezen van een eSignature-oplossing kan het handig zijn om rekening te houden met de totale eigendomskosten (TCO). Houd bij de beslissing rekening met de prijs van het product, de implementatie, de kosten voor het vernieuwen van digitale certificaten, training en ondersteuning. Naast de kostenbesparingen die gepaard gaan met het elimineren van papierkosten zoals afdrukken, mailen, scannen, koeriersdiensten en archivering, heeft de DocuSign eSignature-oplossing een lage TCO vanwege de snelle installatie en minimale operationele impact, en lage IT-onderhoudsvereisten.
