Elektronische handtekeningen maken en gebruiken: enkele tips

In de afgelopen jaren zijn elektronische handtekeningen behoorlijk nuttig gebleken. Ze maken het eenvoudig om documenten te ondertekenen en snel weer aan het werk te gaan. Het beheer van papieren in uw bedrijf kan worden gestroomlijnd met elektronische handtekeningen.

Het gebruik van elektronische handtekeningen stroomlijnt de zakelijke procedures en verlaagt de bijbehorende kosten. Kleine bedrijven die regelmatig papierwerk moeten verwerken, kunnen dit buitengewoon nuttig vinden. Ze kunnen minder geld uitgeven omdat handmatige processen lagere overheadkosten hebben bij het gebruik van elektronische handtekeningen. Het bespaart ook tijd omdat verschillende formulierverwerkingstaken snel kunnen worden voltooid.

U moet leren hoe u het papierwerk in uw kantoor efficiënter kunt beheren om de productiviteit te verhogen. Een van de beste methoden om dit te bereiken is door documenten te ondertekenen met een elektronische handtekening.

Hieronder vindt u een eenvoudige zelfstudie over het produceren en gebruiken van elektronische handtekeningen.

Maak gebruik van elektronische handtekeningen.

Om uw e-handtekeningen snel en efficiënt te maken, wilt u misschien een dienst voor elektronische handtekeningen gebruiken. De beste software voor elektronische handtekeningen maakt het ondertekenen van handtekeningen eenvoudiger en meer geautomatiseerd.

U kunt documenten elektronisch ondertekenen met behulp van een van de vele beschikbare methoden voor elektronische handtekeningen. Er zijn nog andere, zoals design en AdobeSign. De meeste kosten u niet al te veel, en u kunt alle documenten met hen ondertekenen.

Ze verkleinen bovendien de kans op menselijke fouten bij het ondertekenen van papieren met behulp van een elektronische handtekeningmethode. De procedure kan worden vertraagd door een menselijke fout, die aanzienlijke financiële gevolgen kan hebben. Met elektronische handtekeningen worden vrijwel al uw documenten sneller verwerkt en is de kans op fouten beduidend lager.

De traditionele manier om een ​​elektronische handtekening te maken

Voor de conventionele techniek van het maken van een elektronische handtekening zijn pen, papier en een smartphone nodig.

Onderteken eerst een stuk papier met je naam en maak er een foto van met je telefoon. Snijd het daarna bij met een hulpmiddel voor het bewerken van afbeeldingen om een ​​duidelijk beeld van uw handtekening te krijgen. Het gemak waarmee ze in een document kunnen worden opgenomen, maakt deze manier van elektronische handtekeningen populair.

Maak met behulp van Microsoft Word een elektronische handtekening

Het meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma voor het maken van documenten in Microsoft Word. Omdat Word zo veel gebruikt wordt, geven veel mensen er de voorkeur aan om handtekeningen te zetten, omdat dit de documentverwerking aanzienlijk versnelt.

Gebruik Word, volg deze stappen om een ​​elektronische handtekening te maken:

Uw elektronische handtekening wordt weergegeven op de plaats waar uw cursor in het Word-document staat.
Geef ten slotte uw handtekeningregel op. Om dit te bereiken, selecteert u “Tekst” in het menu Invoegen en vervolgens “Handtekeningregel”.
Vul alle vereiste velden in het veld voor het instellen van handtekeningen in en druk op OK.
Het plaatsen van uw elektronische handtekening in het document is de volgende stap. Klik met de rechtermuisknop op het handtekeningvak en selecteer Afbeelding in het menu om dit te bereiken. U kunt vervolgens de afbeelding kiezen en uploaden die u als uw handtekening wilt gebruiken.
Het kan een uitdaging zijn om elektronische handtekeningen in Word te gebruiken. U moet het aan u geleverde Word-document downloaden en openen om uw elektronische handtekening toe te voegen. Ga dan naar de vierde stap hierboven. Sla het document daarna op en stuur het terug naar de afzender.

Maak met Adobe Reader een elektronische handtekening.

Met een ingebouwde functie van Adobe Reader kunt u een handtekening maken en toevoegen aan een PDF-bestand (Portable Document Format). Klik op het icoon voor een vulpen in de bovenste balk om aan de slag te gaan. Nadat u erop hebt geklikt, verschijnt de optie Ondertekenen hieronder, zodat u uw handtekening kunt typen of tekenen voordat u deze op het papier toepast. Sla vervolgens uw PDF-document op.

Conclusie

Voor het tekenen moest je alle contracten en ander papierwerk uitprinten, wat veel moeite en geld kostte. Bovendien zou het eenvoudig zijn om die documenten te wijzigen. Het ondertekenen van documenten is echter nog nooit zo eenvoudig en veilig geweest sinds elektronische handtekeningen wettelijk erkend zijn.

Dankzij elektronische handtekeningen hebben bedrijven de beveiliging van hun documentbeheerprocedures kunnen verbeteren, en klanten hebben nu meer vertrouwen. Bovendien gebruiken veel mensen e-handtekeningen om hun zakelijke transacties te voltooien. Naarmate de technologie zich ontwikkelt, zullen waarschijnlijk meer bedrijven en individuen elektronische handtekeningen gebruiken om de veiligheid en effectiviteit van hun bedrijfsprocessen te vergroten.