De toekomst van elektronische handtekeningen, zoals beschreven in onze onlangs bijgewerkte gids met best practices
In mijn artikel van augustus vorig jaar, “De rol van elektronische handtekeningen tijdens en na de pandemie”, besprak ik het belang van elektronische handtekeningen zowel tijdens als na de pandemie, de toenemende populariteit van het gebruik van elektronische handtekeningen en het potentieel van Gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Ik heb onlangs deelgenomen aan een webinar dat werd gehost door een platform voor elektronische handtekeningen. Tijdens het webinar presenteerde het bedrijf een aantal behoorlijk fascinerende statistieken die waren verkregen uit interviews met eerdere klanten.
Degenen die momenteel elektronische handtekeningen gebruiken, zijn daar pas de afgelopen twee jaar mee begonnen, goed voor tweederde van alle gebruikers.
Zesenzestig procent van degenen die al begonnen waren met het gebruik van elektronische handtekeningen, zei dat ze van plan waren er meer mee te doen en ze in meer situaties te gebruiken.
In combinatie met onze eigen gegevens blijkt uit deze cijfers dat een groeiend deel van de ingediende aanvragen digitaal is ondertekend. Er is momenteel en zal waarschijnlijk een vraag blijven naar de invoering van elektronische handtekeningen. Ook na de pandemie zien een flink aantal klanten een mooie toekomst in hen. We willen daarom graag doen wat we kunnen om ons werk in 2020 en 2021 te verbeteren en erop voort te bouwen om het gebruik van elektronische handtekeningen op grotere schaal binnen het overdrachtsproces te vergemakkelijken, terwijl we ook vooruitkijken tot 2022 en daarna. Daarom doen we er alles aan om het gebruik van elektronische handtekeningen op grotere schaal binnen het overdrachtsproces te vergemakkelijken.
We waren ook erg bemoedigd door de recent gepubliceerde bevindingen van de branchewerkgroeponderzoeken naar elektronische handtekeningen die zijn uitgevoerd door het ministerie van Justitie (MoJ). In deze bevindingen spreekt de groep steun uit voor een breder gebruik van elektronische handtekeningen, evenals voor onze aanpak bij het uitgeven van praktijk en begeleiding bij de acceptatie van elektronische handtekeningen. Dit was voor ons een zeer positieve ontwikkeling. Bovendien erkent het rapport het potentieel voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen wanneer ondersteund door een identiteitsverificatieproces als onderdeel van een Digital Identity Trust Framework. Dit raamwerk is vergelijkbaar met het kader dat momenteel wordt ontwikkeld door het departement Digitaal, Cultuur, Media en Sport.
Een nieuwe gids met best practices die uitsluitend is gericht op digitale handtekeningen
Als reactie op de opmerkingen van onze klanten hebben we aanvullende richtlijnen gegeven met betrekking tot de soorten elektronische handtekeningen die voor verschillende doeleinden kunnen worden gebruikt, evenals hoe wijzigingen kunnen worden aangebracht aan elektronisch ondertekende papieren. Daarnaast hebben leden van onze juridische en beleidsteams geluisterd naar feedback over de locatie en inhoud van de momenteel beschikbare richtlijnen.
We hebben nu al het advies verzameld en zijn verheugd om een gloednieuwe gespecialiseerde praktijkgids voor de elektronische handtekeningen van akten en documenten te introduceren. We hebben goede hoop dat het dingen opheldert waar ze onduidelijk zijn en extra vertrouwen wekt bij gebruikers die net beginnen met elektronische handtekeningen.
Een wijziging in terminologie is een van de belangrijke wijzigingen die door het handboek worden geïntroduceerd. Het stapsgewijze ondertekeningsproces dat eerder werd gedefinieerd in praktijkgids 8, paragraaf 13, wordt nu gewoonlijk aangeduid met de term ‘elektronische handtekeningen met getuigen’, een woord dat zich in de loop van de tijd heeft ontwikkeld. Dit soort handtekeningen staat nu bekend als “Conveyancer-Certified Electronic Signatures” in het jargon van onze branche. Deze bijnaam is bedacht door een gezamenlijke inspanning met vertegenwoordigers van een verscheidenheid van onze klanten. Ze vertellen ons dat het een nuttige herinnering is aan de verplichting om een transportcertificaat in te dienen, waaruit blijkt dat aan de stapsgewijze vereisten is voldaan tijdens het proces van ondertekening van het document. Dit is iets wat wettelijk verplicht is.
We hebben ook van deze gelegenheid gebruik gemaakt om de procedures voor het ondertekeningsproces te evalueren, en we hopen dat de relatief kleine aanpassingen die we hebben aangebracht het gemakkelijker zullen maken om elke fase met succes af te ronden.
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen testen tijdens een testrun
Hoewel we veel moeite hebben gedaan om de toekomst van elektronische handtekeningen te begrijpen, hopen we dat de nieuwe praktijk de acceptatie en het gebruik van bestaande oplossingen voor elektronische handtekeningen eenvoudiger zal maken.
We zijn vorig jaar een proefprogramma gestart om de bruikbaarheid van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) te onderzoeken, en in september van dat jaar registreerden we onze eerste akte die was ondertekend met een QES. Uit het proefproject bleek dat er verbeteringen in de markt nodig zijn om deze handtekeningen gebruiksvriendelijker en kostenefficiënter te maken. Op dit moment wordt dit specifieke type handtekening niet wijdverbreid gebruikt in het VK. Bijvoorbeeld het gebruik van digitale identificatie om het bord te verifiëren
In tegenstelling tot face-to-face identificatie door het gebruik van een videoconferentie wordt steeds meer wijdverbreid.
In de niet al te verre toekomst zien we deze specifieke vorm van handtekening een steeds realistischere optie worden. We blijven aangemoedigd door de kansen die QES biedt, met name op het gebied van veiligheid, zowel voor het ondertekenen van akten als voor hun potentieel als enige bron van identiteitsverificatie in de toekomst. Dit geldt zowel voor het ondertekenen van akten als voor het toekomstige potentieel van QES.
Onze aanpak is niet gewijzigd en we zijn verheugd om de groeiende acceptatie van digitale handtekeningen in de vastgoedsector te zien. Naast het samenwerken met belangrijke belanghebbenden in de financiële sector om het gebruik van elektronische handtekeningen te bevorderen, zullen we ons blijven inspannen om onze huidige praktijk te verbeteren in de hoop deze meer wijdverbreid te maken.
Daarnaast gaan we het QES-pilotprogramma uitbreiden, zodat we meer kunnen leren over de haalbaarheid van deze systemen, terwijl we ook samenwerken met de technologieleveranciers om nieuwe praktijken te ontwikkelen die het gebruik van deze systemen en hun ontwikkeling in een billijke markt.
U kunt updates van ons verwachten naarmate het proefprogramma zich verder ontwikkelt en aangezien de marktomstandigheden dit een meer haalbare keuze maken.
In de tussentijd vragen we u om onze bijgewerkte en gestroomlijnde instructies met betrekking tot de toepassing van elektronische handtekeningen te raadplegen.
Uw feedback over deze blog wordt zeer op prijs gesteld en kan worden achtergelaten in de opmerkingen hieronder. Houd er rekening mee dat we individuele gevallen niet kunnen bespreken via het opmerkingengedeelte. In plaats daarvan willen we voorstellen om alle vragen over individuele gevallen naar het contactformulier op onze website te sturen, waar u zo snel mogelijk een antwoord ontvangt.
